RFID radyo frekanslı tanımlama teknolojisi, belgelerin manuel yönetiminin yerini kademeli olarak alıyor ve otomatik tanımlama büyük kolaylık sağlıyor. Çeşitli belge arşiv kaynaklarının yönetimini hızlı bir şekilde gerçekleştirmek için, arşivler için RFID elektronik etiketlerinin veri giriş yönetiminin yapılması gereklidir. RFID akıllı yönetim, yöneticinin üstlendiği zahmetli iş yükünü azaltarak arşivin insan gücü harcamalarını ve maliyetlerini düşürür. RFID, akıllı belge toplama ve tanımlamada uygulanmaktadır.


Bu kombinasyon sayesinde RFID otomatik tanımlama teknolojisiy Bilgisayar yazılım teknolojisi ve RFID elektronik etiketleri, bilgi depolama ortamı olarak kullanılır ve arşiv çantalarına yapıştırılır; dosyanın temel bilgileri ve alma-iade kayıtları RFID çipinde saklanır ve RFID okuma-yazma ekipmanı, arka plandaki veritabanı yönetim sistemiyle işbirliği yaparak dosyaların ödünç alma, iade etme, arama ve envanter işlemlerinin bilgi yönetimini gerçekleştirir.

RFID teknolojisinin belge yönetimi için avantajları

1. Hızlı ve doğru konumlandırma: Tüm belge odasının coğrafi dağılım haritası mobil nokta inceleme cihazında saklanır ve hızlı arama ve arşivleme işlemlerini gerçekleştirmek için danışılan belgeler için coğrafi konumlandırma talimatları oluşturulur.

2. Kolay envanter: RFID nokta denetim ekipmanının kullanımı, belgelerin envanterini, hata kontrolünü, raflara yerleştirmeyi ve diğer işleri hızla tamamlayarak kütüphanecilerin iş yükünü büyük ölçüde azaltabilir, belge yönetiminin verimliliğini artırabilir ve ödünç verme ve arşivleme sırasında hata oranını düşürebilir.

3. Belge bilgilerinin doğru kaydı: Belge işleyicileri, ödünç alanlar, krediler, arşivleme süresi vb. bilgiler sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir; bu sayede manuel hatalar önlenirken belge yönetim bilgi sisteminin orijinal verilerinin doğruluğu sağlanır ve belge durumunun gerçek zamanlı olarak sorgulanması ve rapor yazdırılması mümkün olur.

4. Toplu belge ödünç verme, arşivleme ve kayıt yönetimi: Belge yönetimi, belge yöneticisi sayısının azlığı ve belge ödünç almak isteyen kişi sayısının fazlalığı nedeniyle oldukça karmaşık bir iştir. RFID teknolojisi, belge yönetiminin modernizasyonunu ve otomasyonunu gerçekleştirmek, belge yöneticilerinin iş yükünü azaltırken iş verimliliğini artırmak ve kütüphanecilerin otomatik toplu belge ödünç verme, arşivleme ve kayıt işlemlerini gerçekleştirmelerine yardımcı olmak için uygulanmaktadır.

5. Belge RFID etiketinin saklama bilgileri serbestçe değiştirilebilir: Elektronik etiket, geniş bir veri erişim kapasitesine sahiptir ve depolanan bilgiler serbestçe değiştirilebilir; bu da belge özelliklerinin bilgi yönetimini kolaylaştırır.

RFID akıllı dosya sistemi, her dosya için elektronik kimlik kartı bilgisi oluşturacak ve dosya varlığının dolaşımının tüm sürecinin takibini ve yönetimini, dosya konumlandırmasını, otomatik dosya envanterini, akıllı analizi ve diğer işlevleri gerçekleştirerek dosya yönetim sürecini büyük ölçüde optimize edecek ve iş yükünü azaltacaktır. RFID teknolojisi Kağıt tabanlı dosya yönetimi ile elektronik bilgi arşivleme yönetimi arasında iyi bir köprü kurulmasını sağlar.